Code général des impôts, annexe 4, CGIAN4

######## Article 41 quinquies

Les registres visés au 3 du II de l'article 286 quater du code général des impôts et aux articles 41 bis et 41 ter doivent être présentés à toute demande d'un agent de l'administration qui peut s'en faire délivrer copie.

Si l'administration le demande, les registres tenus sur support informatique sont restitués sur support papier.

######## Article 41 septies

Les systèmes de télétransmission des factures utilisés par les entreprises dans les conditions prévues par l'article 289 bis du code général des impôts doivent respecter les spécifications suivantes :

I. - Sont considérés comme utilisateurs les entreprises, fournisseurs ou clients, qui émettent ou reçoivent des factures télétransmises.

Les intermédiaires qui interviennent éventuellement dans la transmission des messages ne sont pas considérés comme des utilisateurs. Ils ne doivent pas intervenir dans la constitution du message et ne doivent ni le modifier ni l'altérer.

II. - Le système de télétransmission utilisé doit assurer au minimum les fonctions suivantes :

a) La vérification en émission et en réception de la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires devant figurer sur une facture ;

b) La constitution quotidienne et l'archivage d'une liste récapitulative séquentielle et exhaustive des messages émis et/ou reçus et des anomalies éventuelles détectées lors des contrôles ;

c) L'archivage des factures émises et reçues ;

d) La restitution sur papier ou sur écran, en langage clair, à la demande de l'administration, de la facture et de la liste récapitulative.

III. - 1. Les logiciels de télétransmission des factures peuvent mettre en oeuvre une ou plusieurs structures de messages et ne doivent ni les modifier ni les altérer.

Le message doit comporter l'ensemble des mentions obligatoires constitutives d'une facture prévues par les textes législatifs ou réglementaires en vigueur.

L'utilisation de codes stables désignant, par exemple, des produits ou des personnes est possible si la codification est déchiffrée automatiquement à l'aide d'une table de correspondance intégrée à la fonction de restitution.

2. Les messages factures doivent être restituables sur écran, sur support informatique ou sur papier à la demande de l'administration. La restitution porte sur l'intégralité des informations émises et reçues, qu'elles soient obligatoires ou facultatives.

La restitution doit pouvoir être opérée de manière sélective, notamment en fonction des informations que la liste récapitulative doit comporter.

Les données sont restituées lisiblement en mode caractères, en langage clair et intelligible.

3. Le système doit contrôler, en émission et en réception, la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires.

En phase d'émission, en cas d'anomalie, le message rejeté ne sera ni émis, ni archivé, ni tracé sur la liste récapitulative.

En phase de réception, toute anomalie sera retracée dans la liste récapitulative, et les messages concernés seront archivés.

IV. - 1. La liste récapitulative mentionnée au III de l'article 289 bis du code général des impôts est constituée au fur et à mesure lors de l'émission ou de la réception de chaque message.

Elle comprend au minimum les informations suivantes :

a) Le numéro et la date de la facture ;

b) La date et l'heure de constitution du message ;

c) Les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction ainsi que le code monnaie lorsque la facture n'est pas libellée en euros ;

d) Les éléments d'identification de l'émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, numéro SIRET, adresse, qualité de fournisseur ou de client) ;

e) Les libellés des éventuelles anomalies intervenues lors de chaque transmission ;

f) La version du logiciel utilisé.

2. La liste récapitulative est restituable sur papier, écran ou support informatique. La restitution doit pouvoir être effectuée d'une façon sélective en fonction des critères figurant dans la liste.

V. - Les entreprises, fournisseurs et clients doivent constituer un fichier des partenaires avec lesquels elles échangent des factures par voie télématique.

Pour chaque partenaire, le fichier comporte les informations suivantes :

a) La qualité d'émetteur et/ou de récepteur ;

b) L'archivage des factures dématérialisées ou l'archivage des factures papier ;

c) La (les) date(s) d'entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire, et, le cas échéant, la (les) date(s) de sortie.

VI. - 1. Les messages factures émis et reçus ainsi que la liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être conservés dans l'ordre chronologique d'émission et de réception.

2. Les fichiers informatiques dans lesquels sont conservés les messages factures, la liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être alimentés automatiquement par le système de télétransmission des seules informations qui en sont directement issues.

3. La documentation relative aux conditions d'utilisation (guide utilisateur) du logiciel de télétransmission doit être conservée par l'entreprise et consultable par les agents de l'administration sur le lieu de la dématérialisation.

En outre, l'entreprise doit prendre toutes dispositions pour garantir aux agents de l'administration l'accès à la documentation informatique concernant notamment le développement de son architecture, de son analyse fonctionnelle et organique et l'exploitation du logiciel de télétransmission.

######## Article 41 octies

I. - 1. Les entreprises mentionnées au I de l'article 41 septies qui veulent utiliser un système de télétransmission de factures doivent déposer une déclaration conforme au modèle figurant en annexe de l'arrêté du 3 mai 1999 pris pour l'application de l'article 289 bis du code général des impôts relatif aux factures transmises par voie télématique. Cette déclaration indique que le système de télétransmission est conforme aux normes prévues et décrit les caractéristiques principales du système. Elle doit comprendre les éléments suivants :

a. - Renseignements relatifs à l'entreprise :

1°) La dénomination, l'adresse et l'activité de l'entreprise ;

2°) Son numéro SIRET ;

3°) Le lieu de situation de la (des) station(s) de dématérialisation ;

4°) Les coordonnées du service responsable de la télétransmission ;

5°) Le cas échéant, la dénomination, l'adresse et le numéro SIRET du prestataire assurant la dématérialisation ;

6°) La qualité de fournisseur/émetteur et/ou de client/récepteur ;

7°) La date de la première mise en oeuvre de la télétransmission des factures.

b. - Renseignements relatifs au logiciel :

1°) Le nom du logiciel et sa version ;

2°) Son développement interne ou externe. Dans ce dernier cas, le nom et l'adresse de la société ayant développé le logiciel ;

3°) Le numéro de référencement délivré initialement par l'administration lorsque le système de télétransmission de factures qui doit être utilisé a été autorisé et référencé par l'administration dans le cadre du régime précédent.

c. - Renseignements concernant la ou les structures du message facture :

- ses normes et les versions utilisées.

d. - Renseignements relatifs au matériel :

- son modèle et son système d'exploitation.

e. - Renseignements relatifs aux partenaires :

- la liste des dix principaux partenaires.

2. Les entreprises qui utilisaient, avant l'entrée en vigueur du nouveau dispositif, un système autorisé et référencé par l'administration sont dispensées de déclaration. Elles peuvent continuer à télétransmettre leurs factures comme précédemment.

II. - En cas de modification du système de télétransmission utilisé, les entreprises utilisatrices doivent déposer une déclaration rectificative qui doit signaler toutes les modifications apportées au système de télétransmission.

III. - Les déclarations, initiale ou rectificative, doivent être déposées au plus tard dix jours avant la mise en oeuvre du système ou du système modifié auprès de la direction des vérifications nationales et internationales. La déclaration est souscrite, sur papier ou par informatique, selon les modalités prévues par l'administration.